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会议会务服务基本知识

发表时间:2019-06-24 16:43作者:金点文化

职场工作中是否会遇见各种各样的会议,那你们真的知道基本的会议会务服务须知吗?正确的方式才会有意想不到的结果,今天帮大家整理一下基本服务须知,希望大家以后能有所收益。

  按参会人员来分类西安会议公司,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。

会议的分类:

  外部会议 内部会议

  发布会、工作例会

  研讨会、部门会

  座谈会

  计划总结会

  内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。

  我们以外部会议为例,讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

  会议前--确认基本流程

  在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:

  会议开始时间、持续时间

  会议地点确认

  会议出席人

  会议议题

  接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等

  时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

  地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

  人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

  会议的议题,就是要讨论哪些问题。

  会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

  会议中--注意事项

  在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:

  会议主持人

  主持会议要注意

  介绍参会人员

  控制会议进程

  避免跑题或议而不决

  控制会议时间

  会议座次的安排

  一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

  一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

  在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

  还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

  会议后--结尾收工

  在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:

  会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;

  赠送公司的纪念品;

  参观,如参观公司,或厂房等。


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